O prefeito de São Paulo , Ricardo Nunes , anunciou na manhã desta sexta-feira que assinará, nos próximos dias, decreto que reorganiza a sistemática das solicitações de documentos ao Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra. “Agora o atendimento ao munícipe está desburocratizado, pois o serviço está mais ágil com a digitalização e melhoria do fluxo dos documentos. O cidadão faz a solicitação pela internet e, em poucos dias, recebe a documentação em arquivo digital”, explicou o prefeito durante visita ao equipamento público.
Com os novos procedimentos a serem estabelecidos pelo decreto, segundo o secretário executivo de Gestão, Fabrício Cobra, a Prefeitura não poderá mais pedir documentos que não estejam em posse do cidadão. “O departamento que recebeu o pedido do munícipe, deverá solicitar ao Arquivo Público que fornecerá o documento”, relatou o secretário executivo.
Atualmente há no Arquivo Público Municipal cerca de 20 milhões de processos que passam por digitalização para agilizar o atendimento aqueles que necessitam de documentos arquivados pela Prefeitura de São Paulo. A digitalização não substitui os arquivos originais e depois de digitalizados o documento é encaminhado ao depósito, onde ficará armazenado pelo tempo que for necessário. Os documentos importantes continuam armazenados pelo Arquivo Público.
Além de democratizar o acesso aos documentos, a digitalização também auxilia na preservação do acervo. Quando o pesquisador não precisa manusear o registro original, o acervo é protegido, porque o simples fato de tocar e folhear documentos mais antigos pode ser suficiente para danificá-los.
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Arquivo Público
O arquivo público municipal é um órgão especificamente dedicado e responsável pelo conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados em suas atividades pelos poderes Executivo e Legislativo. Nesse sentido, o arquivo público municipal destaca-se como um órgão indispensável para o planejamento, controle, transparência, eficácia e efetividade da administração municipal.
Os documentos arquivados também são do cotidiano da administração pública, como processos administrativos e requerimentos. O documento é encaminhado ao depósito, onde ficará armazenado pelo tempo que for necessário.
Essas informações precisam ser guardadas de acordo com a tabela de temporalidade, respeitando a legislação arquivística brasileira, estadual e municipal, e podem ser solicitadas por órgãos de fiscalização e controle, a fim de garantir a transparência e a correta gestão administrativa. As áreas de armazenamento têm as condições de iluminação, umidade, temperatura e pressão ideais para a preservação do material.